Începând cu luna iulie, asociațiile de proprietari din România vor trebui să se conformeze unui nou set de reguli care vizează modernizarea și eficientizarea gestionării documentelor financiare. Cea mai semnificativă schimbare este adoptarea sistemului RO e-Factura, care presupune utilizarea acestui sistem pentru descărcarea facturilor de la furnizori. Aceste modificări sunt menite să faciliteze procesele administrative și să asigure o mai mare transparență și eficiență în gestionarea finanțelor asociațiilor de proprietari.

Semnătura electronică devine obligatorie
Un aspect esențial al noilor reglementări este obligativitatea administratorilor de bloc de a deține semnătura electronică. Aceasta este necesară pentru a putea accesa și opera în sistemul RO e-Factura. Primul pas pentru asociații este obținerea semnăturii electronice și a certificatului corespunzător.

Procedura de obținere a semnăturii electronice
Obținerea semnăturii electronice poate fi realizată la nivelul asociației, unde se desemnează o persoană împuternicită, de obicei administratorul sau firma de administrare. În cazul în care o societate administrează mai multe asociații, este recomandabil să se obțină o singură semnătură electronică, utilizabilă pentru toate asociațiile gestionate.

După obținerea semnăturii electronice, aceasta trebuie instalată pe un calculator. Ulterior, se accesează spațiul virtual și platforma e-Factura. Conform indicațiilor, se selectează Codul Unic de Înregistrare (CUI) și se accesează spațiul virtual al fiecărei asociații. Costul cu semnătura electronică va fi suportat inițial de asociațiile de proprietari, dar ulterior aceste costuri vor fi decontate de către asociație.

Pașii de urmat pentru crearea spațiului virtual
După obținerea semnăturii electronice, asociațiile de proprietari trebuie să își creeze un spațiu virtual pe site-ul ANAF. Acest spațiu va fi utilizat pentru gestionarea documentelor electronice și va implica următorii pași:

Împuternicirea de la asociația de proprietari: Documentul care împuternicește persoana desemnată să utilizeze semnătura electronică.

Certificatul persoanei care deține semnătura electronică: Documentul oficial care atestă dreptul de utilizare a semnăturii electronice.

Procesul verbal care atestă alegerea președintelui asociației de proprietari: Documentul care confirmă alegerea oficială a președintelui asociației.

Notificări și operarea în spațiul virtual
Persoana care deține dreptul de semnătură electronică trebuie să aibă și o adresă de e-mail legitimă. Prin intermediul acestei adrese, se va primi o notificare automată care confirmă accesul la spațiul virtual deținut. Acesta va fi spațiul unde utilizatorul poate efectua toate operațiunile necesare, inclusiv încărcarea și descărcarea facturilor emise de furnizori.

Implementarea sistemului RO e-Factura
Sistemul RO e-Factura este deja utilizat de unele companii mari, cum ar fi ENGIE, care a anunțat că de la 1 iulie va emite doar facturi prin e-Factura. În prezent, unele companii, precum CAO și Termo, emit facturi atât în format fizic, cât și electronic. Deși mulți administratori de blocuri se tem de această tranziție, contabilii asigură că procesul nu este complicat și că odată implementat, va facilita mult gestionarea facturilor și a relațiilor cu furnizorii.

Noile reguli pentru asociațiile de proprietari impun adoptarea tehnologiei și digitalizarea proceselor administrative, începând cu utilizarea semnăturii electronice și a sistemului RO e-Factura. Aceste schimbări sunt menite să simplifice și să eficientizeze gestionarea documentelor și a relațiilor financiare, aducând beneficii semnificative atât pentru asociațiile de proprietari, cât și pentru furnizori. Implementarea acestor măsuri va contribui la o mai mare transparență și la o administrare mai eficientă a blocurilor.