Deși munca de la distanță ne-a schimbat joburile, este încă nevoie de săli de conferințe convenționale. Indiferent de dimensiunea afacerii în care vă aflați, de la un startup cu o echipă de cinci, până la o afacere medie cu sute de angajați, sala de conferințe este un loc cheie în care se iau decizii importante. Concentrare, prefesionalism, eficacitate - acestea sunt trei cuvinte ce descriu o afacere care funcționează bine, axându-se pe aceste valori cu perseverență.

Cum să ții pasul cu noile trenduri

Forța de muncă din ziua de astăzi cere cel mai modern design și aparatură performantă pentru aceste săli, ce pot fi adaptate în funcție de necesități, pentru o și mai bună funcționalitate: aici pot avea loc workshop-uri, conferințe de presă, lansări de produs, cocktail-uri, întâlniri de afaceri, sau pot fi transformate chiar și în cluburi pentru copii.

Sunt multe de luat în considerare atunci când proiectați săli de conferințe: tehnologia, plasarea în birou, designul interior, accesoriile și multe altele. În cele ce urmează, vă vom oferi 4 pași esențiali prin care să amenajați o sală de conferințe modernă, indiferent că aceasta aparține de un hotel, o pensiune, sau un restaurant.

Sala de conferințe trebuie să simplifice lucrurile în managementul unui business

În majoritatea încăperilor amenajate ca săli de conferințe există cafea și gustări, iar scaunele sunt cu adevărat confortabile, însă când vine vorba de utilizarea efectivă a camerei în scopul propus, lucrurile devin mai complicate. Sunetul nu funcționează întotdeauna corespunzător, participanții de la distanță nu reușesc uneori să se conecteze, iar slide-ul parcă refuză cu încăpățânare să apară pe ecrane. Pe de altă parte, a avea o sală de conferințe care funcționează fără bătăi de cap înseamnă participanți concentrați, deci o întâlnire eficientă care dă rezultate pozitive.

Când aveți ocazia să creați sau să reproiectați o sală de conferințe, profitați de ocazie pentru a gândi dincolo de strictele necesități, precum o masă, scaune și ecran de proiector. Creați un spațiu funcțional aerisit, cu tehnologie care inspiră productivitate. Țineți cont de următoarele detalii:

1. Aspectul încăperii

Aspectul general al unei camere va fi hotărât în funcție de scopul întâlnirii oamenilor în acea încăpere. Spre exemplu, găzduirea unei prezentări versus facilitarea unui atelier, va necesita diferite moduri în care va trebui să instalați scaunele și mesele în acel spațiu. Există în acest scop două stiluri principale de amenajare:

- tipul sălii de ședințe: cu scaune în jurul unei mese centralizate, sau al unui set de mese grupate, unde conversațiile între participanți sunt facilitate, iar opțional oferă posibilitatea participării la distanță.
- așezarea în formă de U: participanții se așează în exteriorul mesei, lăsând un spațiu deschis pentru ca un ecran sau o tablă albă să fie punctul central. Această așezare se pretează în cazul participanților cheie de la distanță, sau a atelierelor în care facilitatorul poate interacționa cu participanții direct în mijlocul spațiului.

Indiferent de forma în care așezați mobilierul, o protecție modernă și rezistentă în timp pentru masă, este mai mult decât necesară. Puteți opta pentru un deskpad Leatherlike în culoarea apropiată brandului dumneavoastră, pentru a feri masa de diverse „măzgălituri” accidentale și un set de suport pentru pahare de la Unika, produse foarte practice, pentru a proteja birourile de cănile fierbinți, sau alte lichide. 

Deskpad-ul este rezistent în timp, realizat din piele PU și are format 30x40 cm. Protecțiile de pahare sunt confecționate de asemenea din piele PU dublă față, cu o dimensiune de 9x9 cm, și formă rotundă sau pătrată. Protecțiile sunt flexibile, ușor de curățat și au un preț foarte accesibil.

2. Echipamenul tehnic potrivit

Pe lângă amenajarea mobilierului, o sală de conferințe modernă ar trebui să aibă echipamentul tehnic corespunzător, care să faciliteze găzduirea conferințelor virtuale. Nu ar trebui să vă lipsească:

- conexiune Wi-Fi puternică și stabilă;
- ecran TV standard pentru proiectarea prezentărilor;
- sistem video și audio conceput special pentru întâlniri video de tip business;
- whiteboard-uri inteligente, cu tehnologie ce permite desenarea pe ecranul tactil și salvarea automată pe un computer, care pot fi editate ulterior.

Este posibil ca anumite tehnologii avansate să nu fie fezabile pentru mica dumneavoastră afacere, de aceea este bine să se țină cont de obiective și posibilități. În acest sens puteți opta și pentru vopseluri speciale de pereți, lavabile, pe care să notați toate detaliile importante în timpul unei ședințe.

Însă dacă găzduiți în mod regulat evenimente cu un număr mare de participanți virtuali, asigurați-vă că aveți tehnologie (hardware și software) care poate gestiona acest lucru. De asemenea, laptopurile individuale sunt de multe ori un must-have pentru participanți.

3. Asistență tehnică (IT)

Obțineți asistență IT pentru tehnologia sălilor de conferințe, care să cunoască configurația hardware specifică sălii, pentru a evita eventualele neplăceri care apar în cele mai nepotrivite momente.

Dacă sunteți o întreprindere de dimensiuni mici cu asistență IT limitată, sau fără suport tehnic, încercați să căutați instrumente cu asistență tehnică inclusă pentru clienți.

4. Accesibilitate

Amenajați încăperea astfel încât participanții să aibă cale liberă pentru deplasare, asigurați o bună iluminare, fixați echipamentele la înălțimi ușor accesibile pentru toată lumea, iar pe ușa de la intrare afișați la loc vizibil un semn clar, care să indice pentru ce este destinată sala.

Ca o completare a accesoriilor, într-o abordare clasică, puteți opta pentru agende individuale inscripționate cu logo-ul firmei, în care să păstrați o evidență scrisă a celor mai importante aspecte discutate în cadrul ședinței sau atelierului. O gamă foarte bogată de agende din piele naturală, sau piele PU găsiți la cel mai mare producătorul român, UNIKA.

Ținând cont de aceste patru aspecte generale, experiența de întâlnire a participanților va fi una roditoare, iar oamenii se vor simți încrezători, concentrați și eficienți.