Patru dintre problemele cu care se confruntă în prezent procedurile de apostilare a documentelor emise în România vor fi rezolvate prin intermediul unui proiect pe fonduri europene, implementat de Ministerul de Interne. Modalităţile greoaie de verificare a existenţei apostilei şi a datelor cuprinse de aceasta, riscul falsificării unui astfel de document, erorile umane ce pot apărea în prezent, vor putea fi soluţionate graţie unui registru electronic al apostilelor.

Sistemul, care dă numele proiectului implementat de minister, este unul interoperabil centralizat pentru evidenţa apostilei eliberate de către instituţiile prefectului pentru actele oficiale administrative.

În valoare de 2,038 milioane de lei, proiectul a demarat în iulie 2013 şi are ca termen de finalizare luna noiembrie a anului 2014. După această dată orice persoană sau autoritate interesată, fie că este vorba despre angajatori, autorităţi şi instituţii publice, instituţii de învăţământ, etc., va putea să verifice autenticitatea unei apostile emise de statul român. Va trebui să formuleze o interogare prin intermediul internetului, introducând numărul şi data apostilei, iar răspunsul primit va indica dacă există sau nu informaţii referitoare la actul oficial pentru care s-a eliberat apostila, răspuns primit într-o limbă de circulaţie internaţională.

Apostila este un certificat eliberat de autorităţile competente ale unui stat semnatar al Convenţiei de la Haga (1961) pentru actele oficiale întocmite în statul respectiv şi care urmează să fie prezentate pe teritoriul unui alt stat al convenţiei.

Instituţia Prefectului Judeţul Botoşani emite cca 2400 de apostile pe an, certificări ale documentelor de care cetăţeni care s-au născut, sau au locuit în Botoşani, au nevoie peste graniţă. În întreaga ţară se eliberează anual 120.000 de apostile.

Implementarea actualului proiect reprezintă crearea unui registru electronic, un prim pas de reducere a birocraţiei, următorul deziderat fiind realizarea apostilei electronice.