Trimite stirea ta ! redactie@ziarebotosani.ro

DorohoiNews.ro
ZiareBotosani.ro
DorohoiNews.ro
Cum poate fi redus consumul de hârtie în primării

Cum poate fi redus consumul de hârtie în primării

Adaugat pe 20 Noi 2015
Categorie : National

Consumul de hârtie în instituțiile publice este considerabil, în condițiile în care multe dintre ele (primării, consilii județene, școli etc) nu au un sistem informatizat de management al documentelor. Potrivit informațiilor din licitațiile publice, o primărie are nevoie anual de 10.000 de topuri de hârtie. Printarea documentelor - unele și în 3 exemplare, timpul pentru întocmirea acestora, erorile care apar, depozitarea dosarelor, documentația și timpul alocat achiziției hârtiei și imprimantelor, lipsa spațiilor de arhivare - sunt neajunsuri cunoscute.

Dar acest consum de hârtie, dosare, plicuri pentru care se cheltuiesc zeci de milioane de lei de la bugetele locale poate fi diminuat substanțial prin utilizarea unei soluții informatizate de gestionare a documentelor.

Sistemul de gestiune a documentelor și a fluxurilor de lucru de la SIVECO România, SIVADOC 4, oferă o platformă comună care unifică procesele și informația, în scopul fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informații, dar, totodată, și al protejării împotriva accesului neautorizat.

Timpul necesar regăsirii documentelor se diminuează, colaborarea între angajați este eficientizată, securitatea accesului la documente este controlată. În plus, aprobarea documentelor se reduce de la săptămâni la ore sau chiar minute.

Beneficiarii direcți ai avantajelor oferite de această soluție sunt în egală măsură instituțiile publice, prin creșterea eficienței operaționale și scăderea costurilor de procesare a documentelor, dar și cetățenii, care beneficiază de răspunsuri rapide la solicitările lor.

Sistemul poate fi accesat de oriunde, oricând și de pe orice dispozitiv, fluxurile de lucru sunt clare, rapide și ușor de folosit, bazate pe formulare, accesul este securizat, disponibil doar celor autorizați. Sincronizarea cu spațiul de lucru este asigurată, fie că utilizatorul se află la birou, în ședință sau delegație, documentele sunt transportate între birouri/sedii electronic, fără costuri operaționale.

Securitatea documentelor este garantată prin utilizarea semnăturii electronice.

De asemenea, aplicația face posibilă partajarea documentelor către alți utilizatori, vizualizarea și adăugarea de comentarii pe flux și aprobarea acestora, previzualizarea și adnotarea online a documentelor tip Office/Text/Pdf și stocarea distribuită a documentelor pe servere diferite.

Sistemul SIVADOC este implementat în prezent în organizații private și publice din orice domeniu de activitate și gestionează cu succes milioane de documente și sarcini de lucru pe fluxuri și rapoarte de căutare cu afișare imediată.

Pentru o prezentare interactivă a soluției SIVADOC, realizată de un expert SIVECO România, puteți trimite chiar astăzi o solicitare la marketing@siveco.ro Sursa: administratie.ro


DorohoiNews.ro


ZiareBotosani.ro

National: Alte articole din aceasta categorie